INTRODUCTION A LA PRATIQUE BUDGETAIRE AU SEIN DES ...

Chapitre I : Le système budgétaire et le contrôle de Gestion. Existence d'un système budgétaire. - 1. A : Définition. - 1. B : Place des budgets dans le système de ...

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UNIVERSITE LIBRE DE BRUXELLES
Introduction à la Pratique Budgétaire O. Mortehan
Année académique 2001-2002
INTRODUCTION A LA PRATIQUE BUDGETAIRE
I. Introduction 1.1. Signification de l'intitulé du cours "Introduction": le but d'un enseignement de quinze heures sur la pratique
budgétaire ne peut être que de donner une vue globale sur l'ensemble des
aspects intervenant dans le domaine budgétaire. Il ne vise pas à former des
spécialistes de la gestion mais bien à doter les étudiants d'un bagage leur
permettant de comprendre le jargon et les techniques budgétaires employées
dans les entreprises privées.
Celles-ci sont fondamentalement différentes de celles utilisées dans
d'autres environnements où une pratique budgétaire se rencontre (par
exemple dans le secteur public).
"Pratique budgétaire": c'est la partie la plus importante de l'intitulé du
cours.
Le qualificatif "budgétaire" évoque bien évidemment le mot budget que l'on
peut définir comme étant l' "expression économique, managériale, comptable,
et financière des objectifs de gestion pour une période déterminée et sous
une forme quantifiée".
Cette longue définition mérite que l'on s'y attarde quelque peu. Précisons
d'abord que si l'on parle de budget de l'entreprise, tous les acteurs
jouant un rôle au sein de celle-ci sont concernés. Toutes les personnes y
ayant une responsabilité quelconque contribuent à l'élaboration des budgets
et non pas seulement les financiers et les comptables comme beaucoup
pourraient le croire.
La définition repose sur la notion d'objectifs de l'entreprise: ceux-ci
s'exprimeront en termes de quantités et de valeur. Ils se situeront à
différents niveaux tels que la prise de commandes ( order intake en
anglais), la facturation (= chiffre d'affaires ou en anglais turnover ou
sales), le résultat (result ou revenue). D'autres sortes d'objectifs auront
trait au personnel et se mesureront par exemple en effectifs, en
hommes.année, en productivité par tête (aussi bien dans un environnement de
production exprimée en nombre d'unités produites que dans une environnement
commercial en chiffre d'affaires par vendeur)etc... Un autre élément important de la définition est la notion de période de
temps. Le plus souvent la période considérée aussi appelée exercice
budgétaire s'étalera sur une année de douze mois. Ce qui ne veut en aucun
cas dire que la période budgétaire coïncidera toujours avec l'année civile
commençant le premier janvier.
En fait la période budgétaire correspondra pratiquement toujours aux dates
de l'exercice comptable de l'entreprise. Comme nous le verrons plus tard à
travers le cours, toutes les techniques relevant de la comptabilité
permettront de décrire tant le passé de l'entreprise que son futur
(comptabilité budgétaire).
D'où l'importance de faire coïncider passé et futur dans le temps à travers
une définition commune de la période à laquelle la compatibilité se
rattachera.
La période budgétaire s'étalera en général sur douze par opposition aux
plans stratégiques à moyen et long terme dans lesquels le budget
s'intégrera plus ou moins harmonieusement. Un autre élément de la définition est relatif à la quantification. Seuls
les chiffres apportent la précision nécessaire et une base d'évaluation et
de comparaison valable. Parler chiffres participe d'un langage commun à
tous. 1.2. Où peut-on rencontrer le besoin d'une gestion budgétaire ? La notion de gestion budgétaire recouvre des réalités fort différentes
selon l'environnement où elle s'insère: 1.2.1. Budget de l'Etat: il s'agit essentiellement de l'évaluation
prévisionnelle des dépenses et des recettes de l'Etat pour l'année
suivante. Le budget de l'Etat est obligatoire et
se traduit par une loi autorisant le gouvernement à dépenser et à récolter
les recettes.
Il s'agit en réalité d'un exercice extrêmement complexe (dans la plupart
des Etats occidentaux il existe un ministre du budget) fruit d'un équilibre
politique délicat notamment en Belgique en raison de l'importance du
déficit budgétaire et de la difficulté d'arriver à le résorber à un niveau
comparable à celui de nos voisins européens. Aucune entreprise privée ne
pourrait se permettre un tel écart entre dépenses et recettes.
Le budget de l'Etat est étudié à travers les cours de Finances Publiques
enseignés à l'Université. 1.2.2. Le budget familial: il est assez similaire au budget de l'Etat car
c'est un état prévisionnel des recettes et des dépenses mais à l'inverse de
ce dernier il n'a aucun caractère contraignant et n'est pas obligatoire.
En général on l'établit en partant d'une extrapolation du passé. Peu de
gens s'astreignent à tenir un budget sérieux car cela nécessite la tenue
d'une comptabilité de toutes les recettes et dépenses sur une période d'au
moins douze mois car beaucoup de flux ne se reproduisent pas régulièrement
sur des périodes plus courtes (de nombreuses dépenses sont annuelles ou
semestrielles). Aujourd'hui de nombreux logiciels existent pour aider celui
qui veut tenir un tel budget (ex. "Microsoft Money"). 1.2.3. Le budget de l'entreprise privée: Celui-ci est l'objet principal du cours. Remarquons tout d'abord que tout
comme le budget familial, il n'a aucun caractère obligatoire d'un point de
vue légal. (contrairement par exemple à la tenue d'une comptabilité selon
des prescriptions légales) 1.3. Buts de la pratique budgétaire au sein des entreprises privées On peut identifier six objectifs principaux justifiant l'existence des
budgets au sein des sociétés. 1.3.1. Fonction de motivation de tous les responsables de l'entreprise
autour des objectifs quantifiés pour l'année à venir. Cet objectif mise sur l'hypothèse du comportement positif de l'individu
normatif face au travail. Par comportement positif on entend que l'homme se
comporte au travail comme dans ses loisirs et peut être motivé par le fait
d'être investi de responsabilités. Le corollaire d'une telle hypothèse mène
à considérer que l'homme ne réagit que peu face aux contrôles et aux
sanctions et qu'il témoigne d'imagination et de créativité dans son
travail. Diverse théories psychologiques servent de modèle de référence à cette
hypothèse. On peut citer notamment la théorie Y/X de Douglas Mac Gregor
détaillée dans son ouvrage "The Human Side of Enterprises" paru en 1960. La fonction de motivation de la pratique budgétaire peut également être
mise en rapport avec la pyramide de Maslow qui définit une hiérarchie des
besoins humains en cinq niveaux: 1. Besoins physiologiques de base (se nourrir, se vêtir etc...)
reposant essentiellement sur l'instinct. 2. Besoins de sécurité dont le but est notamment de garantir les
besoins physiologiques. 3. Besoins sociaux d'appartenance à des groupes 4. Besoins de valorisation, d'estime et de confiance en soi 5. Besoins de créativité. Selon Maslow un besoin d'une catégorie donnée n'apparaît que si les besoins
des catégories inférieures ont été préalablement satisfaits. Il est frappant de constater que la pratique budgétaire contribue de
manière majeure à satisfaire les besoins des trois niveaux supérieurs. Ce
ne sont pas tant les techniques employées mais plutôt le fait que
l'occasion de l'établissement des budget est unique dans la vie de
l'entreprise pour permettre à l'ensemble des personnels de s'exprimer, de
réfléchir et de dialoguer sur le devenir de l'entité. Ceci correspond bien
entendu à une vision idéale de l'impact de la pratique budgétaire au sein
de l'entreprise. Il s'agit cependant d'une réalité vécue dans de nombreux
cas. 1.3.2. Fonction de consensus et de coordination. Une entreprise est une structure hypercomplexe. Particulièrement en cette
fin de XXe siècle où la concurrence effrénée aboutit à une grande
sophistication de toutes les activités économiques. Ceci se traduit au sein de l'entreprise par des forces en présence qui
n'ont ni les mêmes objectifs, ni la même conception des choses.
Un exemple classique est le fossé qui existe souvent entre les
"techniciens" chargés de la fabrication des produits et les départements
chargés de la commercialisation de ceux-ci.
Les uns trouvent les autres superficiels, inefficaces, matérialistes.
Alors que les départements de production sont eux souvent trop éloignés du
marché et de ses besoins, tout occupés qu'ils sont à fabriquer les produits
qu'ils croient parfaits et même dans des cas heureusement plus rares à
bâtir un empire technique par assemblage d'activités de production
disparates et non rentables au sein d'une entreprise dont la vocation
devrait être essentiellement commerciale pour survivre face à la
concurrence.
Dans de telles situations, le budget peut être l'un des éléments devant
permettre un recentrage des activités de l'entreprise sur ses domaines de
prédilection, c'est-à-dire ceux où elle excelle. Il peut aussi permettre un
dialogue entre techniciens et commerciaux autour d'objectifs communs "de
consensus". Un autre exemple se trouve dans l'absence de dialogue fréquente entre les
départements dits "de ligne" c'est-à-dire directement en charge de la
réalisation des objectifs majeurs de l'entreprise et ceux en staff
(indirects) comme le marketing ou le département financier. Un processus budgétaire bien mené fait se parler ces différentes entités en
les impliquent sur une base d'égalité. La fonction de coordination se rencontre par exemple au niveau de la
direction générale qui doit s'efforcer de coordonner l'activité de tous les
services de l'entreprise afin d'atteindre les objectifs globaux de celle-ci
et ce si possible à travers un consensus général. Le budget devient alors une charte à respecter par tous une fois qu'il est
établi. C'est à la fois l'objectif commun de tous et celui personnel de chaque
manager. Ceci privilégie la notion de budget consensus (ou de contrat) par rapport
au budget directif qui serait imposé par une direction générale. Dans la pratique
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